Retningslinjene for personvern for rekruttering gjennom Teamtailor

Personvern ved rekruttering

Teamtailor har fått i oppdrag å administrere rekrutteringer og forenkle ansettelsesprosessen («Tjenesten») på vegne av KICKS Norge AS («Behandlingsansvarlig», «Vi», «Oss» og mer). Det er viktig at personene som bruker Tjenesten («Brukerne») stoler på og blir informert om hvordan vi håndterer brukerens personopplysninger i rekrutteringsprosessen. Vi streber etter å opprettholde de høyest mulige standardene når det gjelder beskyttelse av personopplysninger. Vi behandler, administrerer, bruker og beskytter brukerens personopplysninger i samsvar med denne personvernerklæringen («Personvernerklæring»).

1. Generelt
KICKS Norge AS, org. 983 415 687 er Behandlingsansvarlig i henhold til gjeldende lov om personvern. Brukernes personopplysninger blir behandlet for å administrere og legge til rette for rekruttering av ansatte til vår virksomhet.

2. Innhenting av personopplysninger
Vi er ansvarlige for behandlingen av personopplysningene som Brukerne leverer i Ansettelsesprosessen og for opplysningene vi samler inn på andre måter i tilknytning til Tjenesten.
Når og hvordan vi samler inn personopplysninger
Vi samler inn personopplysninger om Brukere fra Brukerne, når Brukerne:

• sender inn søknad gjennom Tjenesten eller på annen måte legger til personopplysninger om seg selv på egen hånd eller via en tredjepart, som f.eks. Facebook eller LinkedIn;
• benytter Tjenesten til å få kontakt med våre ansatte, ved å legge til personopplysninger om seg selv på egen hånd eller via en tredjepart, som for eksempel Facebook eller LinkedIn;
• gir identifiserbar informasjon i chatten (på det nettstedet som benytter Tjenesten) og andre data som er relevante for søknadsprosedyren.

I noen tilfeller kan vi samle inn personopplysninger i form av CV-er fra tredjeparter, for eksempel Facebook, LinkedIn og gjennom andre offentlige kilder. Dette kalles «Sourcing» og utføres manuelt av våre ansatte eller automatisk i Tjenesten.
I noen tilfeller kan også ansatte hos oss komme med anbefalinger om potensielle jobbsøkere. I så fall legger våre ansatte inn personopplysningene til de potensielle jobbsøkerne. Hvis dette er tilfelle, anses den potensielle jobbsøkeren som Bruker innenfor rammen av denne personvernerklæringen, og denne personen blir informert om behandlingen.

Kategorier av personopplysninger som samles inn og behandles
Visse kategorier av personopplysninger som kan samles inn gjennom tjenesten, kan brukes til å identifisere fysiske personer. Dette kan være navn, e-post, bilder og videoer, informasjon fra Facebook- og LinkedIn-kontoer, svar på spørsmål som stilles gjennom rekrutteringstjenester, titler, opplæring og annen informasjon som brukeren eller andre har gitt gjennom Tjenesten. Kun personopplysninger som er relevante for rekrutteringsprosessen samles inn og behandles.

3. Hvorfor vi bruker personopplysninger

3.1 For å kunne administrere og gjennomføre rekrutteringer
Vi er alltid interessert i å finne profesjonelle medarbeidere som vi tror kan passe i stillinger hos oss. Når du søker på en jobb hos oss, må vi derfor kunne vurdere din egnethet for stillingen du søker på, foreta et utvalg av kandidater og kommunisere med deg.

Eksempler på databehandling som utføres for å oppfylle et formål:
• Vi kommuniserer med deg i forbindelse med en løpende rekruttering om stillingen, selskapet vårt eller andre spørsmål knyttet til rekrutteringen.
• Vi kaller inn til og gjennomfører intervjuer og ulike typer tester (f.eks. personlighetstester og kunnskapstester) og gir tilbakemelding til deg etter endt intervju / test.
• Vi samler også inn referanser fra personer du har oppgitt.
• Vi vurderer kvalifikasjonene dine i forhold til den ledige stillingen.

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er vår berettigede interesse i å kunne rekruttere nye medarbeidere.

Mottakere av personopplysningene: systemleverandør for rekruttering og leverandør av tester.

Vi sletter opplysningene senest 730 dager etter at rekrutteringen er avsluttet. Vær oppmerksom på at noen personopplysninger kan lagres i lengre tid hvis vi trenger disse til formålene 3.3 og 3.4, eller hvis du har samtykket til å forbli i vår kandidatdatabase.

3.2 For å kunne opprette og administrere en kandidatdatabase

Hvis du er interessert i fremtidige ledige stillinger, kan vi lagre din spontane søknad eller søknad fra tidligere rekrutteringsprosedyre i vår kandidatdatabase. På denne måten kan vi matche profilen din med nye stillinger som kan være relevante for deg.

Eksempler på databehandling som utføres for å oppfylle et formål:

• Vi lagrer søknader fra tidligere rekrutteringsprosedyrer og spontane søknader og matcher kandidatenes profil med nye stillinger.

Det juridiske grunnlaget for behandling av personopplysninger er ditt forutgående samtykke.

Mottakere av personopplysningene: systemleverandør for rekrutteringen

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge du ikke trekker tilbake samtykket ditt, men maksimalt i 730 dager fra din siste aktivitet. Med aktivitet menes det at du har søkt på en ny stilling, logget inn på brukerkontoen din eller på annen måte oppdatert informasjonen i profilen din.

Vi sletter opplysningene senest 730 dager etter at rekrutteringen er avsluttet. Dataene kan deretter lagres i tråd med formålet i 3.3.

3.3 For å kunne etablere, utøve eller forsvare juridiske krav

Noen ganger kan det oppstå tvister der vi må kunne undersøke, etablere, hevde eller forsvare juridiske krav. Dette kan for eksempel gjelde ved tvist om brudd på diskrimineringsloven eller tariffavtaler.

Eksempler på databehandling som utføres for å oppfylle et formål:

• Vi behandler de personopplysningene som er nødvendige for å kunne håndtere en tvist, for eksempel et rettskrav etter diskrimineringsloven.

Det juridiske grunnlaget for behandlingen er vår legitime interesse i å kunne etablere, utøve eller forsvare slike juridiske krav.

Mottakere av personopplysningene: juridiske representanter og andre motparter.
Vi sletter opplysningene senest 2 år etter at rekrutteringen er avsluttet (i henhold til foreldelsesfrister nedfelt i lov).

Lagring og overføring
Personopplysningene som samles inn gjennom tjenesten, lagres og behandles innenfor EU / EØS, et tredjeland som EU-kommisjonen anser å ha et tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller leverandører som har inngått bindende avtaler som fullt ut overholder kravene til slike overføringer til tredjeland eller til andre leverandører der tilstrekkelige garantier eksisterer for å sikre rettighetene til hver enkelt. For å få dokumentasjon på slike beskyttelsestiltak kan du kontakte oss ved hjelp av kontaktinformasjonen i avsnitt 10.

4. Brukerens rettigheter

Brukerne har rett til å be om innsyn i hvilke personopplysninger som behandles av oss. Brukerne må da varsle oss skriftlig via kontaktinformasjonen som er angitt i avsnitt 10 under. Brukerne har rett til én (1) gratis kopi av de behandlede personopplysningene som tilhører dem. For ytterligere kopier har den behandlingsansvarlige rett til å kreve et rimelig gebyr på grunnlag av administrative kostnadene knyttet til et slikt krav.

Brukerne har rett til, om nødvendig, å be om korrigering av uriktige personopplysninger om brukeren. Dette må gjøres skriftlig ved hjelp av kontaktinformasjonen i avsnitt 10 under.

Brukeren har rett til å kreve sletting eller begrensning av behandlingen og har rett til å protestere mot slik behandling basert på legitim interesse under visse omstendigheter.
Brukeren har rett til å trekke tilbake et samtykke om behandling gitt av Brukeren ovenfor Behandlingsansvarlig. Utøvelse av denne retten kan imidlertid bety at brukeren ikke kan søke på en bestemt jobb eller på annen måte bruke Tjenesten.

Under visse omstendigheter har brukeren rett til å overføre Personopplysningene sine (dataportabilitet). Dette innebærer retten til å motta personopplysninger og overføre dem til en annen Behandlingsansvarlig, lenge dette ikke påvirker andres rettigheter og friheter negativt.

Brukeren har rett til å sende inn en klage til Datatilsynet angående behandlingen av personopplysninger, dersom Brukeren mener at behandlingen av personopplysningene bryter med gjeldende personvernlover.

5. Sikkerhet

Vi prioriterer personvern og jobber derfor aktivt for å sikre at Brukernes personopplysninger behandles med aktsomhet. Vi tar rimelige forholdsregler for å sikre at Brukernes personopplysninger behandles sikkert og i samsvar med denne personvernerklæringen og GDPR.

Overføring av informasjon via internett og mobilnett kan imidlertid aldri gjøres helt risikofritt, og derfor skjer all overføring på Brukerens egen risiko. Det er også viktig at Brukerne selv tar ansvar for å sikre at informasjonen beskyttes. Det er Brukerens ansvar å sørge for at påloggingsinformasjonen holdes hemmelig.

6. Overføring av personopplysninger til tredjeparter

Vi verken selger eller overfører Brukernes personopplysninger til tredjeparter.
Vi kan imidlertid overføre personopplysninger til:

• våre leverandører og underleverandører, i deres rolle som databehandlere og underbehandlere, i henhold til instruksjonene våre, for å levere Tjenesten;
• myndigheter eller juridiske rådgivere ve mistanke om kriminalitet eller upassende oppførsel; og
• myndigheter, juridiske rådgivere eller andre aktører, hvis det kreves av oss ved lov eller myndighetens beslutning.

Vi overfører bare personopplysninger til tredjeparter som vi har tillit til. Vi velger våre partnere nøye for å sikre at Brukerens personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende personvernregler.

7. Aggregerte data (ikke-identifiserbare personopplysninger)
Vi kan dele aggregert informasjon med tredjeparter. I så fall er den aggregerte informasjonen samlet fra informasjon som er innhentet gjennom tjenesten. Informasjonen kan for eksempel bestå av statistikk om internettrafikk eller den geografiske plasseringen til Brukeren av Tjenesten. Aggregert informasjon inneholder ikke informasjon som kan spores tilbake til en bestemt person, og dette karakteriseres dermed ikke som personopplysninger.

8. Informasjonskapsler
Når Brukerne benytter Tjenesten, lagres informasjon om bruken gjennom informasjonskapsler. Informasjonskapsler er passive tekstfiler som lagres av nettleseren på Brukerens enhet, for eksempel en datamaskin, mobil eller nettbrett, når de er koblet til Tjenesten. Vi bruker informasjonskapsler for å tilrettelegge for bruken av Tjenesten og for å samle inn statistisk informasjon om hvordan Brukerens benytter Tjenesten. Dette gjøres med det formål å sikre, vedlikeholde og forbedre tjenesten. Informasjonen som samles inn gjennom informasjonskapsler, kan omfatte personopplysninger, og i så fall dekkes behandlingen av våre retningslinjer for personvern.

Brukere kan når som helst reserveres seg mot bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene på enheten sin. Hvis dette gjøres, kan brukerens opplevelse av Tjenesten bli svekket, for eksempel ved at visse funksjoner i Tjenesten ikke lenger er tilgjengelige.

9. Endringer
Vi forbeholder oss retten til å gjøre endringer eller oppdatere retningslinjene våre for personvernreglene når som helst. Den nyeste versjonen av personvernreglene vil alltid være tilgjengelig gjennom Tjenesten. Du kan også få tilgang til informasjonen ved å kontakte HR-avdelingen.

10. Kontakt
Hvis du har spørsmål, ønsker mer informasjon om hvordan i behandler personopplysninger, eller vil kontakte oss om andre ting, kan du sende en e-post til hr@kicks.no (KICKS Norge AS).